1. Desarrolle una
Política de Inventarios.
Es difícil mantener en control el inventario si no sabemos
cual es el objeto de tenerlo, necesitamos desarrollar una política que nos guíe
y nos indique si estamos orientados hacia el objetivo correcto.
Ojo, esta política no es para nada el nivel ni el monto
objetivo del inventario, es una guía que nos debe indicar a grandes rasgos la
estrategia atrás de mantener stock en el almacén.
Nos debe dar orientación al respecto de como integrar el
inventario, por ejemplo:
- Mantener siempre al menos el 50% de PT´s
- Mantener un nivel máximo del 40% del flujo de efectivo
- En el caso de materiales, 20% de materiales de alta
rotación, 30% de los de media y 50% de baja rotación.
- No mas de 5% de material obsoleto.
- Niveles de cobertura
Tenemos que revisarla al menos de forma semestral para
verificar que sigue alineada con los objetivos de la empresa.
2. Establezca
objetivos agresivos pero realistas.
En base a la política, establezca objetivos de inventario
agresivos pero alcanzables.
Puede utilizar las diferentes metodologías de gestión de
inventarios, máximos y mínimos, punto de re-orden, buffer, etc., etc.
Todos los componentes del inventario deben de tener un valor
numérico y deben de estar incluidos en el plan general de inventarios, cuando
un componente sale de control afecta a todos los demás, es recomendable manejar
tolerancias y rangos para cada componente.
Es importante tener claramente definidos los limites y
tolerancias del inventario ideal, este será la base de comparación mes a mes
con el inventario real, del análisis de los gaps podremos establecer el plan de
trabajo para el siguiente mes.
Recuerde, lo que no se mide no se puede controlar.
3. Antes de
comenzar, analice.
Antes de establecer los objetivos y crear compromisos, es
imprescindible realizar análisis de sensibilidad. Es de mucha ayuda entender
las causas que impactan el inventario, recordemos que este es un ente dinámico
que cambia día con día.
Es necesario determinar los principales sucesos, procesos o
actividades que impactan el nivel -hacia arriba o hacia abajo- del inventario y
generar planes y controles que ayuden a detectar variaciones y posibles
impactos antes de que afecten los objetivos de negocio.
De los análisis y entendimiento del comportamiento del
inventario, podrá obtener el aprendizaje
y conocimiento necesario para enfrentar cualquier situación imprevista que se
presente.
4. Establezca
alianzas con los proveedores.
En la mayoría de los casos algún impacto importante se puede
minimizar con la ayuda de los proveedores, establezca alianzas con ellos, trátelos
bien y sea justo, no sabe cuando va a necesitar de ellos.
Es recomendable entender la cadena de los principales
proveedores y sobre todo de los materiales que mas impactan el nivel del
inventario y/o la disponibilidad del material; de esta manera se pueden generar
planes de acción de emergencia factibles que no impacten los objetivos de
negocio del proveedor y que sean de ejecución rápida.
Trabaje en su network de proveedores, desarróllelos y
comparta con ellos no solo los problemas sino también el reconocimiento.
Siempre estar en control es la premisa.
5. Clarifique las
responsabilidades
El inventario tiene un solo responsable, usted. Sin embargo
es una parte esencial de la cadena que no tiene razón de ser por si solo, es
una herramienta de ayuda al proceso de conversión, a la distribución, a la
venta, etc.
Por esta situación las variaciones y desviaciones a los
objetivos tienen muchos padres, pero si no los involucra a tiempo, los hace
entender, les explica los impactos y las posibles soluciones se quedara como
las madres solteras..............................solo y con el chamaco¡¡¡
Es importante comunicar y explicar a todas las áreas
involucradas, los diferentes impactos en el inventario a raíz de ciertas
acciones tomadas y/o cambios efectuados.
No se trata de evadir responsabilidades ni de echar la
pelotita a otra área, el responsable sigue siendo usted, solo que es mejor ir
acompañado que solo en esta aventura.
La clave es: Trabajo en Equipo.
6. Cuantifique
todo.
La herramienta mas útil y efectiva es la de tener
cuantificado todos los efectos en términos entendibles para todo mundo, es
decir: en dinero.
Es muy difícil dar una perspectiva adecuada si esta no esta
cuantificada en términos de impacto económico, ya sea cuanto se va a
incrementar en dinero -cash invertido- el nivel del inventario o cuanto va a
ser el impacto en costo o perdida de ventas por no tener los materiales o
productos disponibles.
Trabaje muy de cerca y en armonía con su contraparte
financiera, le será de mucha ayuda y a la hora de presentar los impactos le
ayudara a tener una perspectiva mas adecuada de negocio, claro, desde el punto
de vista financiero.
7. Información
confiable.
El mejor plan, la mejor propuesta, una operación eficiente o
la mejor estrategia se van a la basura si la información utilizada en el
proceso no es confiable y esta plagada de errores.
Establezca procesos y controles que le aseguren siempre
tener información confiable, validada y veraz.
Desgraciadamente es muy común, impactar el inventario y
generar perdidas por tomar decisiones basadas en información errónea.
Conozca sus controles, domínelos y entiéndalos y haga que
los números le digan "algo" con solo verlos.
No de las cosas por sentadas, verifique la información,
valide las fuentes y mantenga cifras de control, analice la situación por
diferentes vías y caminos, si es válida llegara al mismo resultado por
diferentes caminos.
8. Control,
control y control.
Como hemos reiterado, el inventario es un ente dinámico que
cambia a cada instante.
No se puede dejar de monitorear en todo momento.
Establezca los parámetros y frecuencias de monitoreo, cuando
una situación impacta al inventario, entre mas rápido se detecte menor es el impacto
y mas rápida la solución.
Debe de cuidarse de no sobre controlar, es el principal y
mas rápido camino para salirse de control.
No se trata de diseñar interminables y complicados
controles, se trata de desarrollar pocos pero efectivos, la clave esta en ser
disciplinado y realizar los monitoreos cada vez que lo marca el control.
9. Compare y
replique.
Siempre debe estar analizando los niveles e impactos en el
inventario, por muy buenos controles y procesos estos siempre pueden mejorar. Busque
nuevos métodos, analice nuevas tendencias, conozca que hacen los demás -sus
proveedores por ejemplo- trabaje en conjunto con su área de compras y replique
lo que pueda aportar una mejora.
10. Sea constante
y no desfallezca.
Muchas veces puede sentirse frustrado por tener que dar
explicaciones de porque no se llegaron a los objetivos planteados y mas si es
-como en la gran mayoría de los casos- por razones ajenas a su área o por
decisiones tomadas sin su involucramiento o sin atender a los posibles impactos
de otras áreas en el inventario de materiales y productos.
Sea paciente, siempre se puede mejorar y sobre todo, siempre
se puede aprender algo nuevo o diferente de una situación especifica.
El control del inventario no es una carrera de los 100 metros libres, es una
carrera de maratón, al final del día lo importante es llegar a la meta no
llegar primero.
Una vez logrado el objetivo es muy satisfactorio y la
recompensa vale la pena.
Grandes consejos. Muchas gracias por el post
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